智慧合同管理激活物企降本增效“大動脈”
發(fa)布日期:2022/6/7 8:43:13 | 瀏(liu)覽次(ci)數(shu):5717 來源:葉梓鋒/特發(fa)服務東莞分公(gong)司新冠疫情對(dui)于全(quan)球(qiu)經濟運行產生深遠影(ying)響，在此期間，數字(zi)科技、平臺經濟、互聯網+、智慧(hui)產業(ye)等概念滲透(tou)到各行各業(ye)，不斷(duan)刷新(xin)商企智能(neng)化(hua)轉型升(sheng)級進程。對于以服務(wu)為核心的(de)物(wu)業(ye)管理來說，智能(neng)化(hua)升(sheng)級對提高(gao)用戶(hu)滿意度(du)極其重要，關乎企業(ye)核心競爭力。
一、物業智能化(hua)是(shi)必然趨勢
物業(ye)管理屬于勞動密集型(xing)行業(ye)，據調查，物業(ye)500強企(qi)業平(ping)均人力成本占(zhan)比(bi)超總支(zhi)出50%。通過智能(neng)化升級達到降本增效目(mu)的，是物(wu)業發展(zhan)一大趨(qu)勢。
隨著(zhu)物業經營管(guan)理邊界逐(zhu)漸(jian)模糊，從(cong)傳統的“網格服(fu)務+資產(chan)租賃”為主(zhu)，迅速延(yan)展到社(she)(she)區(qu)電商、到家服(fu)務、社(she)(she)區(qu)養(yang)車、社(she)(she)區(qu)養(yang)老等多(duo)業(ye)態增(zeng)值服(fu)務經(jing)營。另(ling)一方面，物(wu)業(ye)經(jing)營模式不再一味強調自營，聯營+外(wai)包+自營等合作方式組(zu)合運用已成(cheng)常態。管理(li)(li)復雜性也增(zeng)加，涉(she)及(ji)供應商管理(li)(li)、人員管理(li)(li)、財務管理(li)(li)等內容。因此，物(wu)業(ye)智能化轉型，必須考慮各(ge)業(ye)務板塊(kuai)協(xie)同的(de)有效(xiao)性。
數(shu)據(ju)和信(xin)息資源的(de)(de)指數(shu)級(ji)激增，使(shi)得(de)企業(ye)管理(li)面臨著巨大挑戰和外部(bu)壓(ya)力。而合同(tong)管理(li)作為(wei)企業(ye)經(jing)營(ying)的(de)(de)重(zhong)要環節(jie)、防范法律(lv)風(feng)險(xian)的(de)(de)關鍵切(qie)入點，亟需(xu)突破傳統管理(li)模式壁(bi)壘，向精細(xi)化(hua)、智(zhi)能化(hua)、數(shu)字化(hua)邁進，才能為(wei)企業(ye)智(zhi)能化(hua)轉型升(sheng)級(ji)提供有力支撐。
二、智慧合同(tong)管(guan)理提升物企降本增效能(neng)力
在業務、財稅、人員等板塊都(dou)實現智(zhi)能化升級的同(tong)時，也造成一個個數(shu)據孤(gu)島(dao)(dao)。合同(tong)作為商業活(huo)動載體，是打通數(shu)據孤(gu)島(dao)(dao)的“大(da)動脈”，從(cong)合同(tong)(tong)側實(shi)現(xian)端對端拉(la)通，將業(ye)務、財(cai)務、合規(gui)(gui)風(feng)控、人事等板塊有(you)(you)效鏈接，實(shi)現(xian)業(ye)財(cai)法(fa)一體智能化升(sheng)級(ji)，不僅能極大(da)提高運營效率，同(tong)(tong)時可有(you)(you)效防范(fan)企業(ye)風(feng)險，助力企業(ye)合規(gui)(gui)發(fa)展。
我國(guo)大(da)中型(xing)企(qi)業(ye)合(he)同(tong)管理工(gong)作(zuo)經(jing)歷了以下三個(ge)主要發展階段(duan)：第一(yi)階段(duan)，合(he)同(tong)管理意識萌(meng)芽。部分企(qi)業(ye)開始通過(guo)單機版合(he)同(tong)管理軟件解(jie)決合(he)同(tong)審(shen)核(he)問題，但在(zai)履約執行(xing)等(deng)環節仍存在(zai)監管空(kong)白。
第(di)二(er)階段(duan)，數字化(hua)帶來(lai)效率(lv)提升。大部分企業通過業務系統實現對(dui)合(he)同的過程化(hua)管理(li)。合(he)同管理(li)由此迎(ying)來(lai)全(quan)面(mian)覆蓋、協同管控(kong)新挑(tiao)戰。
第(di)三(san)階段，智能(neng)(neng)化(hua)驅動模式(shi)創(chuang)新。從合同數(shu)據中(zhong)(zhong)進一步挖掘(jue)經營價(jia)值、賦(fu)能(neng)(neng)業務發展、輔助管(guan)理決(jue)策，也已經成(cheng)為數(shu)字時代下大(da)中(zhong)(zhong)型企業對合同管(guan)理模式(shi)創(chuang)新的核心訴求。
三(san)、物(wu)企(qi)智慧(hui)合同管理(li)面臨(lin)新挑(tiao)戰
合同近年來已跟隨企(qi)業的智能化發展步伐，率先涌入轉型升級浪潮。
智慧合(he)(he)同管(guan)理中存在的問(wen)題，主(zhu)要表現在運維工(gong)作未(wei)引(yin)起足夠重視。在合(he)(he)同管(guan)理信息系統(tong)上線后，IT人員要對系統進行維護，面臨較大的(de)挑戰是維護人員較少(shao)，但業務量巨大，解決(jue)問題(ti)需要周期(qi)較長，無(wu)法快速對問題(ti)進行深(shen)入(ru)分析，在一定程度上限制智慧合同管(guan)理(li)有(you)效實施。
四、智慧合同管理搭建要點分(fen)析(xi)
完善合(he)(he)同(tong)(tong)管(guan)(guan)(guan)理(li)制(zhi)度。合(he)(he)同(tong)(tong)管(guan)(guan)(guan)理(li)制(zhi)度要與(yu)整(zheng)個(ge)企業的管(guan)(guan)(guan)理(li)制(zhi)度相(xiang)匹配，加(jia)強標(biao)準(zhun)化管(guan)(guan)(guan)理(li)，合(he)(he)同(tong)(tong)錄入(ru)、上傳、審批都要留(liu)下(xia)印記。不同(tong)(tong)種類合(he)(he)同(tong)(tong)要做好分類歸檔，管(guan)(guan)(guan)理(li)權力要分散。提高(gao)企業整(zheng)體信(xin)息保密能(neng)力。
建立合(he)同(tong)管理標(biao)準。要特別注意合(he)同(tong)錄(lu)入過程中的規范性(xing)，對上傳文(wen)件(jian)做好智(zhi)能(neng)化處(chu)理，避(bi)免合(he)同(tong)審(shen)批(pi)流(liu)程復雜化，做好信息記錄(lu)。
應用智能化邏輯處理(li)技術。首先要(yao)明確信息輸(shu)入(ru)后的整(zheng)體流(liu)(liu)(liu)程，其(qi)次是(shi)針對(dui)(dui)流(liu)(liu)(liu)程期(qi)間的整(zheng)體運行過(guo)程加(jia)強邏輯性處理(li)。對(dui)(dui)于合同的幾個(ge)周期(qi)階段，要(yao)做好調動工作(zuo)相互連接，相互制約，反(fan)映出合同管理(li)流(liu)(liu)(liu)程中(zhong)的各個(ge)邏輯關系，通過(guo)流(liu)(liu)(liu)程整(zheng)體明細以及活動中(zhong)的過(guo)程對(dui)(dui)時間節(jie)點進行有(you)效調節(jie)。
建立優秀的(de)合同管(guan)(guan)(guan)理隊伍。要(yao)對合同管(guan)(guan)(guan)理人(ren)員(yuan)進行智能(neng)化意識灌輸，合同管(guan)(guan)(guan)理人(ren)員(yuan)要(yao)不(bu)斷(duan)地學(xue)習專業(ye)性新知識，提高(gao)自身(shen)綜(zong)合水平。重視合同管(guan)(guan)(guan)理人(ren)員(yuan)職(zhi)業(ye)技能(neng)，加強(qiang)培(pei)訓等(deng)方式，提高(gao)整個管(guan)(guan)(guan)理層面的(de)技能(neng)提升。
五(wu)、結語
在(zai)(zai)我(wo)國(guo)大(da)力推行(xing)平臺經濟(ji)的發(fa)展(zhan)過(guo)程(cheng)中，物(wu)(wu)企(qi)(qi)智(zhi)慧(hui)合同(tong)管理(li)搭建(jian)工作(zuo)不斷(duan)推進。物(wu)(wu)業(ye)服務企(qi)(qi)業(ye)需對(dui)智(zhi)慧(hui)合同(tong)管理(li)搭建(jian)過(guo)程(cheng)中的問題進行(xing)深入探討，并在(zai)(zai)智(zhi)慧(hui)合同(tong)管理(li)、標準(zhun)化等方(fang)面(mian)提出有針對(dui)性的解決措(cuo)施，以促進企(qi)(qi)業(ye)合同(tong)管理(li)工作(zuo)有序進行(xing)，為(wei)我(wo)國(guo)物(wu)(wu)業(ye)服務行(xing)業(ye)的持續健康(kang)發(fa)展(zhan)提供(gong)更加有力的案例支撐，也為(wei)企(qi)(qi)業(ye)在(zai)(zai)合同(tong)內部(bu)管理(li)過(guo)程(cheng)中提供(gong)高效(xiao)的便(bian)利(li)工具。